Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher
2. Das Wichtigste in Kürze
3. Besuch dieser Website
4. Kontakt per E-Mail oder Telefon
5. Dein Konto in Zenit Archiv
6. Belege und Dokumente
7. Cookies
8. Dienstleister und Drittländer
9. Speicherdauer
10. Deine Rechte

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für diese Website und für die Konten in Zenit Archiv ist:

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht benennen. Bei Fragen zum Datenschutz schreib uns an info@zenitsol.de.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Diese Website setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und bindet keine Inhalte Dritter ein. Auch die Schriften liegen auf unserem eigenen Server.
• Alle Server und Speicher von Zenit Archiv stehen in Rechenzentren in Deutschland.
• Für die Belege, die du in Zenit Archiv ablegst, bist du bzw. dein Unternehmen verantwortlich. Wir verarbeiten sie nur in deinem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Wir sehen keine Inhalte deiner Belege. Zugriff durch unseren Support gibt es nur, wenn du ihn ausdrücklich freigibst, befristet auf höchstens 72 Stunden und protokolliert.

3. Besuch dieser Website

Beim Aufruf dieser Website übermittelt dein Browser technisch bedingt Daten an unseren Server, der bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland betrieben wird. Dabei entstehen Server-Logfiles mit:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit der Anfrage,
• aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge,
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem,
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite).

Wir brauchen diese Daten, um die Website auszuliefern und um Angriffe und Störungen erkennen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Webauftritt. Wir führen diese Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen und löschen sie, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr gebraucht werden.

4. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn du uns schreibst oder anrufst, etwa um eine Einladung anzufragen, verarbeiten wir deine Angaben (Name, Kontaktdaten, Unternehmen, Inhalt der Anfrage), um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir geben diese Daten nicht ohne deine Einwilligung weiter.

5. Dein Konto in Zenit Archiv

Konten entstehen nur über eine Einladung. Für dein Konto verarbeiten wir:

• Stammdaten: Name und E-Mail-Adresse,
• Zugangsdaten: Passwort (nur als Hash gespeichert), Daten für die Zwei-Faktor-Anmeldung, aktive Sitzungen,
• Zuordnung: Organisationen, denen du angehörst, deine Rolle dort und wer dich eingeladen hat,
• Protokoll: deine Aktionen im Archiv mit Zeitpunkt (z. B. Hochladen, Öffnen, Archivieren, Freigaben ändern), bei der Anmeldung auch IP-Adresse und Browser,
• API-Schlüssel, wenn du welche anlegst (gespeichert nur als Hash).

Zweck ist die Bereitstellung von Zenit Archiv nach dem Vertrag mit deinem Unternehmen bzw. deiner Kanzlei. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit du selbst Vertragspartner bist, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, deiner Organisation einen sicheren Zugang bereitzustellen. Das Protokoll dient zusätzlich der Nachvollziehbarkeit nach den GoBD (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 146 und § 147 AO).

6. Belege und Dokumente

Für die Belege und Dokumente, die du oder deine Kanzlei in Zenit Archiv hochladen, ist dein Unternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeiten diese Daten nur nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und deinen Weisungen. Dazu gehört die Texterkennung, die vollständig auf unseren eigenen Servern läuft.

Wie lange archivierte Belege gespeichert werden, richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB) und nach der Laufzeit deines Vertrags. Während der Laufzeit sind sie technisch gegen Ändern und Löschen gesperrt. Was nach dem Vertragsende gilt, regeln die AGB und § 9 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Gibst du den Zugriff per Schnittstelle für einen KI-Assistenten frei, entscheidest du bzw. dein Unternehmen, welcher Anbieter die abgerufenen Daten erhält. Dieser Anbieter ist dann nicht unser Unterauftragnehmer.

7. Cookies

Diese Website setzt keine Cookies. Erst nach der Anmeldung in Zenit Archiv speichern wir ein Sitzungs-Cookie, damit du angemeldet bleibst. Es ist für den Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird beim Abmelden oder nach Ablauf der Sitzung gelöscht. Andere Cookies setzen wir nicht.

8. Dienstleister und Drittländer

Wir setzen nur wenige Dienstleister ein. Alle sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden. Die aktuelle Liste mit Zweck, Standort und Datenarten steht unter Unterauftragnehmer.

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland. Alle Server, Datenbanken und Speicher stehen in Deutschland.
• Zahlungsabwicklung (sobald die Online-Abrechnung startet): Stripe Payments Europe, Limited, Irland. Stripe erhält nur Rechnungs- und Zahlungsdaten, keine Belege.
• E-Mail-Versand (sobald Benachrichtigungen per E-Mail starten): Resend (Plus Five Five, Inc.), USA. Resend erhält nur Empfängeradresse und den Text der Benachrichtigung, nie Dokumentinhalte oder Dateinamen.

Bei Stripe und Resend kann eine Übermittlung in die USA stattfinden. Sie stützt sich auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) und ergänzend auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

9. Speicherdauer

• Server-Logfiles: so lange, wie es für Betrieb und Sicherheit nötig ist, danach gelöscht.
• Anfragen per E-Mail: bis die Anfrage erledigt ist; führt sie zu einem Vertrag, nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen.
• Kontodaten: solange du Mitglied einer Organisation in Zenit Archiv bist. Danach löschen wir sie, soweit sie nicht im Protokoll eines Archivs stehen.
• Protokolleinträge: so lange wie die Belege, auf die sie sich beziehen, weil sie Teil der GoBD-konformen Archivierung sind.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Eine Löschung kann ausgeschlossen sein, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Betrifft deine Anfrage Belege im Archiv eines Unternehmens, wende dich bitte an dieses Unternehmen; wir unterstützen es bei der Antwort.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Stand: Oktober 2026